1. Gehen Sie von Ihrem Vertriebskanal und Ihrer Saison aus
Ein Schreibwarengeschäft braucht Breite in kleinen Mengen. Eine Handelskette braucht ein festes Sortiment zum Schulanfang in vielen Filialen gleichzeitig. Ein Bürobedarfshändler braucht laufenden Nachschub an Heftklammern, Klammern und Kopierpapier. Ein Online-Händler braucht wenige Produkte unter einer Marke mit Angeboten, die Bestand haben. Notieren Sie Ihren angestrebten Verkaufs- oder Wiederverkaufspreis, die Menge, die Sie in einer Saison absetzen können, und die Länder, in denen Sie verkaufen.
Dann der Blick in den Kalender. Der Schulanfang ist die größte Saison: Ketten bestellen von Januar bis April für die Lieferung im Juni–Juli. Datierte Kalender und Planer verkaufen sich von September bis Januar. Firmen-Geschenksets werden bis September–Oktober bestellt. Bürobedarf läuft das ganze Jahr. Auf unserer Seite So funktioniert es finden Sie die Bestelltermine, die sich daraus ergeben.
2. Suchen Sie Hersteller, nicht nur Angebote
Herstellerplattformen zeigen viele nahezu identische Angebote, und viele davon stammen von Handelsfirmen. Fragen Sie nach Gewerbeschein, Firmenalter und Exporthistorie sowie nach einem Videoanruf aus der Produktion. Wenn Ihr Logo oder Ihre Marke auf das Produkt kommt, wollen Sie das Werk, das es tatsächlich herstellt.
Bei Schreibwaren zählt Spezialisierung. Ein Werk, das Gelstifte montiert, bindet selten Hardcover-Notizbücher, und eine Rucksacknäherei stellt keine Farben her. Ein Vollsortiment bedeutet meist mehrere Partnerwerke. Das ist ein Grund, warum Einkäufer über einen Importeur bündeln: eine Bestellung, eine Rechnung, eine Sendung.
3. Schreiben Sie eine Spezifikation, auf die jeder Lieferant anbieten kann
Vage Anfragen liefern nicht vergleichbare Preise. Geben Sie für jeden Artikel an, was ihn ausmacht:
- Stifte: Tintenart (Gel, ölbasiert, wasserbasiert), Strichstärke in mm, Spitzenart, Schaftmaterial, Mine in Standardgröße, Farbe von Tinte und Schaft;
- Notizbücher: Format, Papiergewicht in g/m², Blattzahl, Lineatur (liniert, gepunktet, kariert, blanko), Bindung (fadengeheftet, klebegebunden, Spirale, Wire-O), Einbandmaterial;
- Farben und Wachsmalstifte: Anzahl der Farben, Pigmentform, Tuben- oder Näpfchengröße, vorgesehene Altersgruppe;
- Federmäppchen und Rucksäcke: Maße, Stoff, Reißverschlüsse, Fächer.
Ergänzen Sie die Verpackung: Einzelhülle oder Blisterkarte, Innenverpackung (zum Beispiel 12 Stifte pro Schachtel), Display-Box und Umkarton. Stifte, Bleistifte und Klammern werden oft pro Stück bepreist, aber pro Schachtel verpackt. Prüfen Sie daher, ob Ihre Bestellmenge ganzen Innenverpackungen entspricht.
4. Vergleichen Sie Angebote auf Basis der Lieferkosten
Fragen Sie jeden Lieferanten nach dem Preis pro Stück, Set oder Packung, der Mindestbestellmenge (MOQ) pro Modell und Farbe, der Kartongröße, dem Bruttogewicht pro Karton, der Produktionszeit und den Zahlungsbedingungen. Dann rechnen Sie den Rest dazu:
| Kostenposition | Woraus sie sich ergibt |
|---|---|
| Stückpreis | Werksangebot, pro Stück oder pro Packung |
| Einrichtung Logo | Klischee oder Sieb pro Farbe und Position |
| Fracht | Kartonvolumen und -gewicht, Route und Saison |
| Zoll | Zolltarifnummer jedes Artikels |
| Einfuhrumsatzsteuer | Bei der Einfuhr bezahlt, für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen erstattungsfähig |
| Inspektion | Pro Inspektionstag oder pro Bestellung |
| Compliance | Etiketten, Übersetzungen, Prüfberichte, wo das Produkt sie erfordert |
Bei Schreibwaren mischen sich leichte, sperrige Artikel mit dichten. Kopierpapier und Skizzenbücher sind schwer, Rucksäcke und Schreibtisch-Organizer brauchen Platz, Stifte sind klein, aber zahlreich. Der niedrigste Stückpreis ergibt nicht immer das günstigste Produkt in Ihrem Regal. Auf unserer Preisseite erklären wir, wie wir einen Lieferpreis kalkulieren.
5. Testen Sie Muster so, wie Ihre Kunden das Produkt nutzen
Schreiben Sie mit dem Stift, bis die Mine fast leer ist, und achten Sie auf Kleckse, Aussetzer und Auslaufen. Prüfen Sie Gel-Tinte auf Verschmieren auf dem Papier, mit dem Sie sie verkaufen. Beschreiben Sie eine Notizbuchseite beidseitig mit Fineliner und Textmarker, um das Durchscheinen zu sehen. Schlagen Sie ein fadengeheftetes Notizbuch flach auf. Spitzen Sie zehn Bleistifte und zählen Sie die abgebrochenen Minen. Befüllen Sie einen Rucksack und ziehen Sie an Trägern und Reißverschlüssen.
Bewahren Sie ein freigegebenes Muster als Referenz für Produktion und Inspektion auf. Auf unserer Musterseite erklären wir den Zeitrahmen (7–14 Tage) und wie Musterkosten mit der Bestellung verrechnet werden.
6. Geben Sie Druckvorlagen vor der Produktion frei
Kommt Ihr Logo oder Motiv auf das Produkt, geben Sie zuerst ein digitales Mock-up frei und bei größeren Bestellungen zusätzlich ein Vorserienmuster. Prüfen Sie die Pantone-Referenz, die Logogröße, die Druckposition und das Verfahren: Tampondruck, Siebdruck, UV-Druck, Lasergravur, Heißfolienprägung oder Blindprägung. Bei bedruckten Notizbüchern und Malbüchern geben Sie neben dem Einband auch das Layout der Innenseiten frei. Mehr dazu auf unserer Seite zur Eigenmarke.
7. Vereinbaren Sie die Bedingungen schriftlich
Die Auftragsbestätigung sollte Spezifikation, Verpackung, Etiketten, Liefertermin und Qualitätsstandard enthalten. Üblich ist eine Anzahlung von 30–50 %, der Rest vor dem Versand. Benennen Sie das Muster, dem die Produktion entsprechen muss.
8. Inspizieren Sie, bevor Sie den Restbetrag zahlen
Eine Inspektion vor dem Versand prüft Menge, Aussehen, Funktion, Verpackung und Etiketten an einer statistischen Stichprobe (AQL). Bei Stiften heißt das Schreibtests, bei Notizbüchern Bindung und Seitenzahl, bei Rucksäcken Nähte und Reißverschlüsse. Zahlen Sie den Restbetrag, nachdem Sie den Bericht gesehen haben. Auf unserer Qualitätsseite steht, was wir je Produktart prüfen.
9. Wählen Sie den Transport
Seefracht eignet sich meist für volle Container mit Papier und sperrigen Artikeln. Die Bahn ist ein Mittelweg für gemischte Bestellungen, mit etwa 25–45 Tagen bis Polen. Luftfracht mit etwa 7–12 Tagen ist für Muster und dringende leichte Ware. Vor den Werksferien Ende Januar–Februar wird der Frachtraum knapp, und die fallen mitten in das Bestellfenster für den Schulanfang. Details auf der Logistikseite.
10. Zoll und Einfuhrumsatzsteuer
Der Importeur (Importer of Record) reicht die Einfuhranmeldung ein, zahlt Zoll entsprechend der Zolltarifnummer und die Einfuhrumsatzsteuer. Außerdem brauchen Sie eine EORI-Nummer. Die Zollsätze unterscheiden sich zwischen Stiften, Papierwaren, Taschen und Künstlerbedarf. Prüfen Sie daher die Nummer jedes Artikels, bevor Sie Ihre Marge kalkulieren. Die Sätze finden Sie in der EU-Datenbank TARIC.
11. Machen Sie das Produkt verkehrsfähig
Seit dem 13. Dezember 2024 gilt die GPSR für Verbraucherprodukte in der EU. Jedes Produkt braucht einen Wirtschaftsakteur in der EU, Kontaktdaten auf dem Produkt oder der Verpackung, eine Typen- oder Chargennummer und Warnhinweise in der Sprache des Verkaufslandes. Dazu kommt:
- Mal- und Bastelsets für Kinder, Radiergummis in Figurenform und Fingerfarben können unter die Spielzeugvorschriften fallen;
- Kunststoffe, Tinten und Farben unterliegen REACH-Beschränkungen, zum Beispiel für Phthalate in PVC;
- elektrische Anspitzer und Taschenrechner mit Batterien brauchen CE-Unterlagen und Batteriekennzeichnung;
- Verpackungen bringen in vielen Ländern eine EPR-Registrierung mit sich.
Für Kinderartikel fordern wir die Prüfberichte des Herstellers an, zum Beispiel nach EN 71-3, pro Produkt und auf Anfrage. FSC- oder PEFC-Angaben auf Papier sind nur möglich, wenn der Hersteller für dieses Produkt ein gültiges Chain-of-Custody-Zertifikat besitzt.
Die Alternative
Wenn Sie nicht selbst Importeur sein möchten, kaufen Sie über einen EU-Importeur: Sie erhalten eine EU-Rechnung, geprüfte Ware und einen Lieferpreis. Genau das machen wir, mit über 600 Produkten und individueller Beschaffung. Senden Sie uns Ihre Produktliste und vergleichen Sie unser Angebot mit Ihrer eigenen Kalkulation.
