1. Zacznij od kanału sprzedaży i sezonu
Sklep papierniczy potrzebuje szerokiego asortymentu w małych ilościach. Sieć handlowa potrzebuje stałej oferty na powrót do szkoły w wielu sklepach jednocześnie. Dostawca artykułów biurowych potrzebuje regularnych dostaw zszywek, spinaczy i papieru do drukarki. Sprzedawca internetowy potrzebuje kilku produktów pod jedną marką i ofert, które się utrzymają. Zapisz docelową cenę detaliczną lub odsprzedaży, ilość, jaką sprzedasz w sezonie, i kraje, w których sprzedajesz.
Następnie spójrz w kalendarz. Powrót do szkoły to największy sezon: sieci zamawiają od stycznia do kwietnia z dostawą w czerwcu–lipcu. Kalendarze i plannery z datami sprzedają się od września do stycznia. Firmowe zestawy upominkowe zamawia się do września–października. Artykuły biurowe sprzedają się przez cały rok. Na stronie Jak to działa pokazujemy wynikające z tego terminy zamówień.
2. Szukaj producentów, a nie tylko ofert
Platformy producentów pokazują wiele niemal identycznych ofert, a wiele z nich pochodzi od firm handlowych. Poproś o licencję działalności, wiek firmy i historię eksportu oraz o rozmowę wideo z hali produkcyjnej. Jeśli na produkcie ma się znaleźć Twoje logo lub marka, potrzebujesz zakładu, który go faktycznie produkuje.
W artykułach papierniczych liczy się specjalizacja. Zakład, który montuje długopisy żelowe, rzadko oprawia notesy w twardej oprawie, a szwalnia plecaków nie produkuje farb. Pełny asortyment oznacza zwykle kilka zakładów partnerskich. To jeden z powodów, dla których kupujący konsolidują zakupy przez importera: jedno zamówienie, jedna faktura, jedna wysyłka.
3. Przygotuj specyfikację, do której każdy dostawca złoży ofertę
Ogólne zapytania dają nieporównywalne ceny. Dla każdego artykułu podaj, co go definiuje:
- długopisy: rodzaj tuszu (żelowy, olejowy, wodny), grubość linii w mm, rodzaj końcówki, materiał obudowy, wkład w standardowym rozmiarze, kolor tuszu i obudowy;
- notesy: format, gramatura papieru w g/m², liczba kartek, liniatura (linie, kropki, kratka, gładkie), oprawa (szyta, klejona, spirala, twin-wire), materiał okładki;
- farby i kredki: liczba kolorów, postać pigmentu, wielkość tubki lub kostki, docelowa grupa wiekowa;
- piórniki i plecaki: wymiary, tkanina, zamki, przegrody.
Dodaj opakowanie: pojedyncza koszulka lub blister, opakowanie zbiorcze (na przykład 12 długopisów w pudełku), display i karton zbiorczy. Długopisy, ołówki i spinacze są często wyceniane za sztukę, ale pakowane w pudełka, więc sprawdź, czy zamawiana ilość odpowiada pełnym opakowaniom zbiorczym.
4. Porównuj oferty według kosztu z dostawą
Zapytaj każdego dostawcę o cenę za sztukę, zestaw lub opakowanie, minimalne zamówienie (MOQ) na model i kolor, wymiary kartonu, wagę brutto kartonu, czas produkcji i warunki płatności. Potem dolicz resztę:
| Pozycja kosztowa | Z czego wynika |
|---|---|
| Cena jednostkowa | Oferta fabryki, za sztukę lub opakowanie |
| Przygotowanie logo | Matryca lub sito na kolor i pozycję |
| Transport | Objętość i waga kartonów, trasa i sezon |
| Cło | Kod taryfy celnej każdego artykułu |
| VAT importowy | Płatny przy imporcie, do odliczenia dla czynnych podatników VAT |
| Inspekcja | Za dzień inspekcji lub za zamówienie |
| Zgodność z przepisami | Etykiety, tłumaczenia, raporty z badań tam, gdzie produkt ich wymaga |
W artykułach papierniczych lekkie, objętościowe produkty mieszają się z ciężkimi. Papier do drukarki i szkicowniki są ciężkie, plecaki i organizery na biurko zajmują miejsce, a długopisy są małe, ale liczne. Najniższa cena jednostkowa nie zawsze oznacza najtańszy produkt na półce. Na stronie Ceny wyjaśniamy, jak liczymy cenę z dostawą.
5. Testuj próbki tak, jak będą ich używać klienci
Pisz długopisem, aż wkład będzie się kończył, i sprawdzaj kleksy, przerwy i wycieki. Sprawdź, czy tusz żelowy nie rozmazuje się na papierze, z którym go sprzedajesz. Zapisz obie strony kartki w notesie cienkopisem i zakreślaczem, żeby zobaczyć przebijanie. Otwórz szyty notes na płasko. Zatemperuj dziesięć ołówków i policz złamane grafity. Napełnij plecak i pociągnij za szelki i zamki.
Zachowaj jedną zaakceptowaną próbkę jako wzorzec dla produkcji i inspekcji. Na stronie Próbki wyjaśniamy terminy (7–14 dni) i sposób rozliczenia kosztu próbek w zamówieniu.
6. Zaakceptuj projekty nadruku przed produkcją
Jeśli na produkcie ma się znaleźć Twoje logo lub grafika, najpierw zaakceptuj cyfrową wizualizację, a przy większych zamówieniach także próbkę przedprodukcyjną. Sprawdź numer Pantone, wielkość logo, miejsce nadruku i technikę: tampodruk, sitodruk, druk UV, grawer laserowy, hot-stamping lub tłoczenie na ślepo. W przypadku notesów i kolorowanek z nadrukiem zaakceptuj także układ stron wewnętrznych, nie tylko okładkę. Więcej na stronie Marka własna.
7. Uzgodnij warunki na piśmie
Potwierdzenie zamówienia powinno zawierać specyfikację, opakowanie, etykiety, termin dostawy i standard jakości. Typowa jest zaliczka 30–50 %, a reszta przed wysyłką. Wskaż próbkę, której musi odpowiadać produkcja.
8. Zleć inspekcję, zanim zapłacisz resztę
Inspekcja przed wysyłką sprawdza ilość, wygląd, działanie, opakowanie i etykiety na próbie statystycznej (AQL). W przypadku długopisów oznacza to testy pisania, notesów – oprawę i liczbę stron, plecaków – szwy i zamki. Zapłać resztę po zapoznaniu się z raportem. Na stronie Jakość wymieniamy, co sprawdzamy w zależności od rodzaju produktu.
9. Wybierz transport
Fracht morski zwykle sprawdza się przy pełnych kontenerach papieru i towarów objętościowych. Kolej to rozwiązanie pośrednie dla zamówień mieszanych, około 25–45 dni do Polski. Transport lotniczy, około 7–12 dni, jest dla próbek i pilnych lekkich towarów. Przed przerwą noworoczną w fabrykach pod koniec stycznia–w lutym brakuje miejsc, a przypada ona w środku okna zamówień na powrót do szkoły. Szczegóły na stronie Logistyka.
10. Cło i VAT
Importer składa zgłoszenie celne, płaci cło według kodu taryfy celnej i VAT importowy. Potrzebny jest też numer EORI. Stawki cła różnią się dla długopisów, wyrobów papierowych, toreb i materiałów plastycznych, więc sprawdź kod każdego artykułu, zanim policzysz marżę. Stawki pokazuje unijna baza TARIC.
11. Zadbaj o legalność sprzedaży produktu
Od 13 grudnia 2024 r. w UE obowiązuje GPSR dla produktów konsumenckich. Każdy produkt potrzebuje podmiotu gospodarczego w UE, danych kontaktowych na produkcie lub opakowaniu, numeru typu lub partii oraz ostrzeżeń w języku kraju sprzedaży. Do tego:
- zestawy plastyczne dla dzieci, gumki w kształcie figurek i farby do malowania palcami mogą podlegać przepisom o zabawkach;
- tworzywa sztuczne, tusze i farby podlegają ograniczeniom REACH, na przykład dotyczącym ftalanów w PVC;
- elektryczne temperówki i kalkulatory z bateriami wymagają dokumentów CE i oznakowania baterii;
- opakowania oznaczają w wielu krajach obowiązek rejestracji EPR.
Dla artykułów dziecięcych zamawiamy raporty z badań producenta, na przykład EN 71-3, dla każdego produktu i na życzenie. Oznaczenia FSC lub PEFC na papierze są możliwe tylko wtedy, gdy producent posiada ważny certyfikat łańcucha dostaw dla danego produktu.
Alternatywa
Jeśli nie chcesz być importerem, kupuj przez importera z UE: otrzymasz fakturę z UE, sprawdzony towar i cenę z dostawą. Tym właśnie się zajmujemy – ponad 600 produktów i wyszukiwanie na zamówienie. Wyślij nam listę produktów i porównaj naszą ofertę z własną kalkulacją.
